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「いつも長引く！」「なかなか結論が出ない！」――こうした会議での困りごとは意外と多いもの。しかし、会議の進め方にはいくつかのポイントがあります。それぞれのポイントを押えて、会議をスムーズに進めてみましょう。
○参加者全員から意見を引き出す
会議では必ずテーマや決議事項があります。事前にそれらを確認するだけでも、会議の進み具合は違ってきます。そのためにまず、決議事項ごとに「ファシリテーター」を決めます。
ファシリテーターは、会議のテーマや決議事項の確認と時間配分、また、場づくりや話が外れそうな時の軌道修正など、一連の進行役を務めます。ここで注意しなければいけないことは、ファシリテーターはあくまでも会議の進行役であって、仕切り役ではないということ。参加者全員から「意見を引き出す」ことがファシリテーターの最も重要な役割でもあるため、役割についてはきちんと把握しておくことが必要です。会議ではまた、『出た意見を鏡のように場に返す（ボードや模造紙などに書き出していく）』ことが大事であると、波多野さん。人は自分を分かってくれる（自分の存在を受け入れてくれる＝認知してくれる）人のことを信頼するものであり、存在を受け入れてもらうと人は安心し自由になれるので、会議において「意見を書き出す」作業は、参加者の“居場所”を作り、参加の意識を持たせ、積極的な意見の引き出しを促す効果があるとのこと。発言することが難しい場合は、ポストイットなどにそれぞれ意見を書いてもらい、それを発表するという方法をとっても構わないそうです。
○会議は３つのステップで進める
次に、参加者から出されたさまざまな意見をいくつかの柱に分ける（分類する）作業を行います。講座では「ミーティング集約シート」を使用しましたが、意見を書き出すときは、①出された意見は要約せずにそのまま書く②色分けをするなどの工夫をして、分かり易くする③日時や参加者名を記入する――といったポイントを押えて分類していくと良いとのこと。ここまでが会議進行の第１ステップになります。ここで大枠が決まったら、テーマに応じて「素材だし」や「現状把握」等を行う第２ステップへ進みます。そして再度、全員から意見を出してもらい、それらをまとめたら、第３ステップで「スケジュール」や「対策」を決めます。ここで注意しなければならないのが「情報の共有」についてです。情報の共有がないまま対策をしても、会議がダラダラしてしまうだけとのこと。それを防ぐために、ステップごとに意見出しとまとめの作業を行い、会議の内容を詰めていくのが良いそうです。そうすることで会議の行き詰まりもなくなるとのことです。
○組織を生きるために必要なこと
講座では、「組織の生き方」についても教えていただきました。
・相手のことを全身で「聴く」
組織を生きるとは1対1の関係を築くこと。そのために大事なのは「聴く力」。会議で出た意見を書き出すことは「聴くこと」を意味するとのこと。組織の中でお互いを信用し合うには、全身で相手の言うことを「聴く」ことが大切。
・送り手全責任の原則
情報の伝達において、「言った、言わない」という双方の間のズレが生じることがありますが、それは１００％送り手に責任があるというルールをつくって責任を明確にする。
・トラブル歓迎の原則
トラブルは無理に起こす必要はないが、もし起きてしまった場合には、次に良くなるために起きたのだと捉え、少し余裕を持って対応することが大事。
・「声掛け」をする
チーム（組織）をまとめるためには、ちょっとした声掛けが必要。
・「知・知」の関係を作る
ある事業に関わるもの同士、お互いに情報を共有する必要がある。「知・知」の関係がつみあがっていくことが組織の中では大事である。
・人の良いところを見る（場をケアする）
組織の運営は一つのドラマである。ドラマは筋書きが良くなければ面白くないもの。良い筋書きの物とは「人の良いところを見よう」という思想が中核にあるドラマのこと。人の良いところを見る（場をケアする）人が多い組織ほど、良い方向へ進む。
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