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講師の田中さんは、日本で唯一マイクロソフト社が認定する“エクセルの達人”。
達人の田中さんから、NPO業務で欠かせない名簿管理と、アンケート集計について効率的な方法を教えてもらいました。
エクセルの様々な機能を使いたいのなら、1件のデータは1行に入れる。データのゆれ、ぶれを作ってはいけない（参加、○、出来ないかもしれない、不参加、×など。文字や記号の混合はしない。参加、不参加、不確定と統一する。その他、半角、全角なども判別してしまうので入力の際に統一すること）…など、エクセルを使うにはポイントがあります。このポイントを押さえた形で以下のようにエクセルを使います。
１．効率的な名簿管理の方法
オートフィルター
＜データ→フィルター→オートフィルタ＞オートフィルターは2行にわたるデータは抽出できないので、1行にデータをまとめましょう。
リスト
入力のぶれを防ぎたいセルを選択してから、＜データ→入力規則→設定＞画面を開き「入力値の種類」で「リスト」を選択し、「元の値」をカンマで区切って入力します。セルを選択すると、プルダウンの表示が出ます。そこから文字を選択すると手入力しなくても文字が入力できます。リストに入っていない文字を入力しようとすると注意コメントが出ます。
ふりがな
あいうえお順で並べようとしたものが、並べられなかった…という時には、並べ替えるデータの振り仮名情報が間違っている可能性があります。エクセルは、振り仮名で文字の読み方を判別しています。ワードなど、他のソフトで入力したものをコピーして貼り付けると、振り仮名情報が入りません。＜書式→ふりがな→表示＞で文字にどのようなふりがなが入っているか分かりますのでそれで確認し、振り仮名が入っていない場合、＜書式→ふりがな→編集＞で入力しましょう。
セルの書式設定
金額を表すのに「円」と単位をつけたら、計算ができなくなった…セルに“10,000円”と入力すると、「10,000円」という文字列として認識してしまうため、四則演算などの数値計算ができなくなってしまいます。金額をあらわす表示を付け、四則演算もできるようにするためには、セルを選択した後ツールバーの「通貨スタイル」ボタンを押して“￥”などの通貨マークを表示しましょう。
２．ピボットテーブルを使ったアンケート集計
上級者向けと思われがちですが、とても簡単に使えます。ただし、基となるデータのゆれがあると上手くいきません（半角、全角、あやふやな文字入力）１．効率的な名簿管理の方法で述べたデータ作りでゆれ・ぶれのないデータを作ります。基本となるデータを作ったら、＜データ→ピボットテーブルとピボットグラフレポート＞を選択・実行するとピボットテーブルが別シートに出てきます。あとは、任意でデータを入れていくだけです。
会場からは、常日頃、エクセルを使って事務作業を行っているNPO団体からエクセル機能について多くの質問が挙げられました。バグかもしれない…という参加者からの声に講師からの「エクセルのバグはなかなか見つからないもの。バグと思ったら負けですよ」という言葉もとても印象的でした。
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