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総会資料は、団体が１年間に実施してきた実績を市民に伝える大事な資料です。分かりやすく、正確なものが求められます。でも、どう作成したらよいか戸惑ってしまう団体もあることでしょう。そんな団体のために、「伝授します。総会資料の作り方」と題して、講師がこれまでの経験を踏まえて具体的にわかりやすい資料作りを解説しました。
今年度1回目のマネジメント講座は、大久保朝江さん((特活)杜の伝言板ゆるる代表理事)が講師。資料の作り方から総会の案内、宮城県への報告までと資料作成にとどまらず、全体の流れを説明した講座となりました。
総会資料作成の主なポイントは以下の通りです。
| ・総会資料を読んでもらうターゲットを押さえること |
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総会資料を「読んでもらいたい人」「読みたい人」は支援している会員、利用者、市民や企業などです。介護など内部で分かっている専門用語でも、一般の人が見て理解が出来るように噛み砕いて書くことが必要です。
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| ・事業報告書 |
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事業だけの報告にとどまらず、どのような組織体制であるか公開すること。事業は定款の活動事業に連動するものです。団体が掲げたことに対してこの一年どうだったか、利用者がサービスを受けてどうだったか、効果はどのようなものであったか？１年経って変わったことはあったかなどを。開催した学習会など、ひとつひとつの目的、人数などをまとめると次回への改善などの振り返りになります。
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| ・決算報告（貸借対照表・財産目録・収支計算書・事業の損益計算書） |
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事業書と支出を相対して書くことで、活動に力を入れている様子がよくわかります。収支は年度ごとにおさえると次年度の計画が立てやすいです。資料には、有給スタッフだけではなく、賛同してくれるボランティアの人数も記入しましょう。ボランティアの活動時間を書くことで、ボランティアが組織に関わったことがわかります。
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| ・報告書は、前向きなまとめかたをする。 |
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まとめることによって課題も見え、翌年の計画に入ることが出来る。２〜３年先を見据えて次年度の目標を立てることができます。
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講座資料では、ＮＰＯ法人杜の伝言板ゆるるで使用している事業報告書や総会の案内状を参考にしながら、講座が進められました。
講座では、講師の豊富なNPO経験を交えながら、わかりやすい総会資料づくりのポイントを伝授。会場から終始、うなずく声などが上がり、理解があったようでした。
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